In kleinen Kanzleien hängen viele Aufgaben an wenigen Personen. Medienbrüche fallen deshalb besonders ins Gewicht: eine Frist in einem separaten Kalender, Dokumente in lokalen Ordnern, Zeiten in einer Tabelle und Kommunikation in mehreren Postfächern. Gute Kanzleisoftware reduziert diese Übergaben, ohne neue Verwaltungsschichten zu erzeugen.
Die fünf Kernbereiche zum Start
- Akten und Kontakte: Stammdaten, Beteiligte, Dokumente, Aufgaben, Termine und Kommunikation sollten aus der Akte erreichbar sein.
- Fristen und Wiedervorlagen: Zuständigkeit, Erinnerung, Änderung und Erledigung müssen eindeutig sein.
- beA und Eingangskorb: Nachrichten und Anlagen brauchen einen nachvollziehbaren Weg in die richtige Akte.
- Dokumente und Suche: Einheitliche Ablage und Volltextsuche sparen mehr Zeit als aufwendige Ordnerstrukturen.
- Zeiterfassung und Rechnung: Leistung sollte direkt am Vorgang erfasst und ohne Doppelerfassung weiterverarbeitet werden.
Was später hinzukommen kann
Mandantenportal, KI-Unterstützung, Office-Add-ins, tiefe Buchhaltung, DATEV-Anbindung oder individuelle Workflows können sinnvoll sein. Sie müssen aber zum tatsächlichen Arbeitsmodell passen. Starten Sie nicht mit Funktionen, für die noch kein verantwortlicher Prozess existiert.
Wichtig ist, dass spätere Erweiterungen nicht zu einem Systemwechsel zwingen. Fragen Sie, welche Module aktivierbar sind, wie Rechte getrennt werden und ob zusätzliche Funktionen bestehende Daten und Aktenkontexte nutzen.
Vertretung von Anfang an mitdenken
Auch ein Einzelanwalt arbeitet nicht völlig allein: ReFa, freie Mitarbeit, Urlaubsvertretung, Terminsvertretung, Steuerberatung oder externe IT können zeitweise beteiligt sein. Prüfen Sie, ob Zugriffe auf das notwendige Maß begrenzt und wieder entzogen werden können.
- Vertretungen sehen offene Aufgaben und kritische Fristen ohne Sucharbeit.
- Externe Zugänge sind zeitlich und inhaltlich begrenzbar.
- Sensible Finanzfunktionen lassen sich personengebunden freischalten.
- Änderungen bleiben auch nach Ende einer Vertretung nachvollziehbar.
Cloud oder lokaler Betrieb?
Cloud-Software kann Hardwarepflege, Updates und externen Zugriff vereinfachen. Dafür muss der Anbieter Betrieb und Sicherheitsmaßnahmen transparent erklären. Lokaler Betrieb gibt andere Kontrollmöglichkeiten, verlangt aber eigene Kompetenz für Updates, Backup, Fernzugriff und Wiederherstellung. Entscheidend ist nicht das Etikett, sondern die verlässlich erfüllte Verantwortung.
Gesamtkosten realistisch rechnen
Vergleichen Sie nicht nur den Grundpreis. Rechnen Sie Speicher, Zusatzmodule, Migration, Schulung, Support, Schnittstellen und mögliche Exportkosten ein. Für kleine Kanzleien ist außerdem der interne Zeitaufwand entscheidend: Jede doppelte Eingabe und jede manuelle Zuordnung kostet regelmäßig Arbeitszeit.
| Kostenblock | Zu klärende Frage |
|---|---|
| Lizenz | Welche Funktionen sind im Grundpreis enthalten und wie werden weitere Personen berechnet? |
| Einführung | Was kosten Migration, Einrichtung, Schulung und Prozessberatung? |
| Betrieb | Welche Speicher-, Support- oder Schnittstellenkosten können hinzukommen? |
| Exit | In welchen Formaten und zu welchen Kosten lassen sich Daten vollständig exportieren? |
Mit einem echten Arbeitstag testen
Nutzen Sie eine Testumgebung nicht zum ziellosen Klicken. Spielen Sie einen typischen Tag durch: neuen Mandanten anlegen, Akte eröffnen, Dokument ablegen, beA-Eingang zuordnen, Frist fachlich übernehmen, Aufgabe delegieren, Zeit erfassen und Rechnung entwerfen. Notieren Sie jeden Medienbruch und jede Stelle, an der der Status unklar bleibt.
Für eine kleine Kanzlei ist die beste Software diejenige, die den häufigsten Vorgang zuverlässig vereinfacht – nicht diejenige mit der längsten Preisliste.
SILCROW für kleine Kanzleien
SILCROW Cloud richtet sich an Einzelanwälte und kleine Kanzleien. Akten, Mandanten, Fristen, beA, Dokumente, Mobile/Web, Rechnungserstellung und Zeiterfassung sind als gemeinsame Arbeitsgrundlage verfügbar. Die Suite ergänzt SILVIA KI, Mandantenportal, Word- und Outlook-Add-ins sowie die Desktop-App.
Erst anonym ansehen, dann isoliert testen
Die 15-Minuten-Tour startet ohne Formular. Danach kann eine isolierte 10-Tage-Sandbox ohne Kreditkarte und ausschließlich mit fiktiven Daten angefragt werden.