Wer Kanzleisoftware vergleicht, sollte nicht bei einzelnen Modulen beginnen. Der bessere Ausgangspunkt ist ein typischer Vorgang: Ein Dokument geht ein, wird einer Akte zugeordnet, löst eine fachlich zu prüfende Frist aus, erzeugt Aufgaben und wird später abgerechnet. Je weniger Medienbrüche und unklare Übergaben dieser Ablauf enthält, desto stärker ist das Gesamtsystem.
Die 12 wichtigsten Vergleichskriterien
| Kriterium | Im Anbietertermin konkret zeigen lassen |
|---|---|
| 1. Aktenzentrierter Workflow | Einen Eingang vollständig vom Postkorb über Akte, Aufgabe und Dokument bis zur Abrechnung durchspielen. |
| 2. Fristenkontrolle | Zuständigkeit, Vier-Augen-Prüfung, Änderungen, Erinnerungen und Eskalationen an einem Beispiel zeigen. |
| 3. beA-Integration | Mehrere Postfächer, eEB, Anlagen, Versandstatus, Rollen und Aktenzuordnung demonstrieren. |
| 4. Dokumentenarbeit | Suche, Versionen, Vorlagen, Office-Anbindung, Benennung und nachvollziehbare Ablage prüfen. |
| 5. Abrechnung | Zeiterfassung, Rechnungserstellung, RVG-Logik, Korrekturen, Export und Rechteabgrenzung testen. |
| 6. Berechtigungen | Nicht nur Rollen zeigen lassen, sondern sensible Rechte für einzelne Personen vergeben und wieder entziehen. |
| 7. Protokollierung | Nachvollziehen, wer ein sensibles Feld, eine Frist oder einen Versandstatus wann verändert hat. |
| 8. Cloud und Betrieb | Standort, Unterauftragnehmer, Verschlüsselung, Updates, Ausfälle und Verantwortlichkeiten dokumentieren. |
| 9. Backup und Restore | Nicht nur Backup-Frequenz erfragen: letzten Wiederherstellungstest und realistische Wiederanlaufziele erklären lassen. |
| 10. Migration | Testmigration, Datenmapping, Fehlerlisten, Abnahme, Parallelbetrieb und Exportformat vereinbaren. |
| 11. Alltagstauglichkeit | Die Software auf den tatsächlich genutzten Geräten mit echten Kanzleirollen und Beispielprozessen testen. |
| 12. Gesamtkosten | Lizenzen, Zusatzmodule, Speicher, Migration, Schulung, Support, Schnittstellen und spätere Exporte zusammenrechnen. |
Eine gute Demo ist ein Prozess, keine Präsentation
Bitten Sie jeden Anbieter, dieselben drei Szenarien in einer Testumgebung zu zeigen. So werden Unterschiede sichtbar, die in einer Folienpräsentation verborgen bleiben:
- Posteingang bis Frist: beA- oder E-Mail-Eingang, Aktenzuordnung, Dokumentprüfung, mögliche Frist, Zuständigkeit und Bestätigung.
- Mandatsarbeit bis Rechnung: Aufgabe, Dokument, Zeiterfassung, Rechnungserstellung und Korrektur.
- Vertretung und Kontrolle: Abwesenheit, Übergabe, Rechtewechsel, Protokoll und Eskalation.
Bewerten Sie nicht nur, ob eine Funktion existiert. Bewerten Sie, wie viele sichere und verständliche Schritte erforderlich sind, um ein Ergebnis zu erreichen.
Sicherheit muss prüfbar formuliert sein
Begriffe wie „DSGVO-konform“, „sicher“ oder „verschlüsselt“ sind ohne Kontext zu allgemein. Fragen Sie nach konkreten Maßnahmen, Zuständigkeiten und Nachweisen. Dazu gehören Hosting- und Verarbeitungsorte, Berechtigungskonzepte, Protokollierung, Lösch- und Aufbewahrungsregeln, Updateprozesse, Backupketten und Wiederherstellungstests.
Der Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik kann als Orientierung für die Bewertung professioneller Cloud-Dienste dienen. Eine C5-Orientierung ersetzt aber weder die Prüfung des konkreten Produkts noch die organisatorischen Entscheidungen der Kanzlei.
Migration und Exit gehören in den Vertrag
Der Wechsel ist kein einmaliger Import, sondern ein Datenprojekt. Vereinbaren Sie früh, welche Stammdaten, Akten, Dokumente, Fristen, Aufgaben, Buchungsinformationen und Protokolle übernommen werden. Eine Testmigration mit schriftlicher Fehler- und Ausnahmeliste ist aussagekräftiger als ein pauschales Versprechen.
- Verantwortliche Personen und Abnahmekriterien sind benannt.
- Quell- und Zielfelder werden nachvollziehbar zugeordnet.
- Dokumentanzahl, Dateigrößen und Stichproben werden abgeglichen.
- Offene Fristen und Termine erhalten eine gesonderte fachliche Prüfung.
- Parallelbetrieb und Stichtag sind zeitlich begrenzt.
- Ein späterer vollständiger Export ist technisch und vertraglich geklärt.
Preise vergleichbar machen
Ein monatlicher Nutzerpreis ist nur ein Teil der Gesamtkosten. Erstellen Sie für drei Jahre ein einheitliches Rechenblatt: Grundlizenzen, Zusatzmodule, Speicher, Migration, Schulung, Support, Individualisierung, Schnittstellen und erwartete Preisentwicklung. Daneben gehört der interne Aufwand: Datenbereinigung, Prozessentscheidungen, Schulungszeit und Produktivbegleitung.
SILCROW transparent prüfen
Die anonyme 15-Minuten-Tour zeigt die aktuelle Oberfläche mit fiktiven Daten. Für einen belastbaren Vergleich können Kanzleien anschließend eine isolierte 10-Tage-Sandbox oder einen betreuten 30-Tage-Pilot nutzen. Ergebnisse bleiben immer fachlich zu prüfen.