Eine Migration ist kein Kopiervorgang. Datenmodelle unterscheiden sich, alte Systeme enthalten historisch gewachsene Besonderheiten und manche Informationen existieren nur indirekt in Dokumentnamen, Notizen oder benutzerdefinierten Feldern. Deshalb braucht der Wechsel fachliche und technische Abnahme.
1. Zielbild und Verantwortliche festlegen
Definieren Sie zuerst, warum die Kanzlei wechselt und welche Abläufe sich tatsächlich verbessern sollen. Benennen Sie eine fachliche Projektleitung, technische Ansprechpartner und Abnahmeverantwortliche für Akten, Fristen, Dokumente, Abrechnung und Berechtigungen.
- Erfolgskriterien sind schriftlich und messbar.
- Jeder Datenbereich hat eine fachlich verantwortliche Person.
- Entscheidungs- und Eskalationswege sind geklärt.
- Urlaub, Fristsachen und besonders arbeitsreiche Zeiträume sind berücksichtigt.
2. Dateninventur statt pauschaler Vollimport
Erfassen Sie, welche Daten vorhanden sind und welche davon im Zielsystem benötigt werden. Typische Bereiche sind Mandanten und Kontakte, Aktenstammdaten, Beteiligte, Dokumente, Fristen, Termine, Aufgaben, Zeiterfassungen, Rechnungen, Buchungsinformationen, Vorlagen und Benutzerkonten.
Unterscheiden Sie mindestens vier Gruppen: aktiv zu migrieren, historisch nur lesbar zu archivieren, vorab zu bereinigen und begründet nicht zu übernehmen. Diese Entscheidung senkt Komplexität und verhindert, dass Altlasten ungeprüft in neue Prozesse gelangen.
3. Daten vor der Migration bereinigen
Doppelte Kontakte, uneinheitliche Aktenzeichen, fehlende Zuständigkeiten und problematische Dateinamen werden durch einen Import nicht besser. Bereinigung im Quellsystem ist oft leichter zu prüfen. Jede automatische Korrektur sollte dokumentiert und stichprobenartig kontrolliert werden.
Die beste Migration überträgt nicht möglichst viel. Sie überträgt den vereinbarten Bestand vollständig, nachvollziehbar und fachlich abgenommen.
4. Testmigration mit realistischen Stichproben
Eine Testmigration sollte den späteren technischen Weg möglichst genau abbilden. Wählen Sie nicht nur einfache Akten, sondern auch große Dokumentbestände, Sonderzeichen, mehrere Beteiligte, offene Fristen, historische Rechnungen und atypische Dateiformate.
| Prüfbereich | Abnahmemethode |
|---|---|
| Stammdaten | Anzahlvergleich, Pflichtfelder, Sonderzeichen und ausgewählte Vollprüfungen. |
| Dokumente | Dateianzahl, Größen, Lesbarkeit, Reihenfolge, Metadaten und Stichproben je Format. |
| Fristen & Termine | Vollständige fachliche Prüfung aller offenen kritischen Einträge. |
| Finanzdaten | Summenabgleich und getrennte Freigabe durch berechtigte Personen. |
| Berechtigungen | Positiv- und Negativtests mit realen Kanzleirollen. |
5. Parallelbetrieb begrenzen
Ein kurzer Parallelbetrieb kann Sicherheit geben, erzeugt aber Doppelpflege und widersprüchliche Stände. Legen Sie fest, welches System in welcher Phase führend ist. Neue Fristen oder Dokumente dürfen nicht unkontrolliert in beiden Systemen entstehen.
Für den Stichtag braucht es eine Änderungssperre oder klar definierte Delta-Migration. Danach werden Differenzen protokolliert, geprüft und abgezeichnet.
6. Produktivstart mit Rückfallplan
Vor dem Start sollten Anmeldung, Rechte, Suche, Dokumentzugriff, Fristen, beA, Rechnungserstellung und Supportweg praktisch geprüft sein. Ein Rückfallplan beschreibt, welche Bedingungen einen Abbruch auslösen und wie der letzte gesicherte Zustand wiederhergestellt wird.
- Finalen Export erstellen und unverändert sichern.
- Prüfsummen, Anzahlen und Fehlerlisten dokumentieren.
- Migration durchführen und kritische Bereiche priorisiert abnehmen.
- Nutzer gestaffelt freigeben und zentrale Anlaufstelle besetzen.
- Offene Abweichungen mit Eigentümer und Frist nachverfolgen.
7. Nachlauf und Exit-Unterlagen
Nach dem Produktivstart beginnt eine Beobachtungsphase. Suchprobleme, fehlende Zuordnungen und Schulungsbedarf werden gesammelt und priorisiert. Bewahren Sie Migrationsprotokoll, Feldmapping, Abnahme, Quell-Export und Löschbestätigung geordnet auf.
Migration zu SILCROW
Bestehende Akten, Mandanten und Dokumente können nach einer Bestandsaufnahme unterstützt migriert werden. Umfang, Datenqualität, Parallelbetrieb und Abnahme werden vorab verbindlich festgelegt. Für größere Kanzleien eignet sich ein betreuter 30-Tage-Pilot mit definierten Erfolgskriterien.